Thông tư bao gồm 6 chương, 25 điều, có một số điểm mới cơ bản so với quy định cũ về việc chứng thực như sau:
Thứ nhất: Về chứng thực chữ ký
* Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP (điểm d, khoản 4 Điều 24) cho phép thực hiện chứng thực chữ ký đối với Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản. Tuy nhiên, quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP còn chung chung, chưa có hướng dẫn cụ thể, thống nhất về nội dung ủy quyền nào được chứng thực chữ ký, dẫn đến tình trạng một số văn bản ủy quyền có nội dung liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động động sản (như ủy quyền định đoạt, quản lý tài sản là nhà ở, quyền sử dụng đất; ủy quyền vay vốn ngân hàng, thực hiện nghĩa vụ trả nợ gốc, lãi, cơ cấu nợ, quyết định thực hiện các khuyến nghị của ngân hàng...) thuộc diện không được chứng thực chữ ký thì vẫn được cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký.
Để thống nhất trong việc thực thi các quy định pháp luật về chứng thực, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, Thông tư 01/2020/TT-BTP đã quy định cụ thể 04 trường hợp được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nếu thỏa mãn đầy đủ các điều kiện như không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản thì được thực hiện dưới hình thức chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền, gồm:
(1) Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;
(2) Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;
(3) Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;
(4) Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội
Đối với việc ủy quyền không thuộc một trong bốn trường hợp nêu trên thì không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền mà phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch.
* Chứng thực chữ ký trong lý lịch cá nhân
Khi công dân có yêu cầu chứng thực tờ khai lý lịch cá nhân, người thực hiện chứng thực không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực theo mẫu quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành.
Công dân yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân của mình. Đối với những mục không có nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân thì phải gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực.
Thứ hai: Về chứng thực hợp đồng, giao dịch
Công chứng và chứng thực hợp đồng, giao dịch là hai việc khác nhau. Công chứng là việc xác nhận tính xác thực và tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; công chứng viên phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng của mình, bồi thường thiệt hại do mình gây ra trong quá trình hành nghề công chứng nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Chứng thực là việc Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch.
Tuy nhiên, hiện nay một số công dân chưa hiểu rõ bản chất, đặc biệt là hệ quả pháp lý của hai việc này nên còn chưa có ý thức về việc phải chịu trách nhiệm đối với nội dung của hợp đồng, giao dịch; chưa có ý thức về khả năng chịu rủi ro khi giao kết hợp đồng mà không tìm hiểu kỹ thông tin về tài sản là đối tượng của hợp đồng dẫn đến sự bất bình đẳng của một trong các bên khi thỏa thuận bị thiếu thông tin hoặc nhận thức hạn chế bị bên kia lợi dụng, thỏa thuận bất lợi. Một số cơ quan thực hiện chứng thực cũng chưa kiểm tra lại thông tin tài sản là bất động sản thuộc địa bàn quản lý của mình, không tuyên truyền trước cho người dân về giá trị pháp lý của hợp đồng, giao dịch được chứng thực, dẫn đến tình trạng khiếu kiện của người dân.
Thứ ba: Về thu hồi, hủy bỏ văn bản đã chứng thực và thẩm quyền yêu cầu Tòa án tuyên bố hợp đồng, giao dịch chứng thực vô hiệu
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chưa có quy định về việc thu hồi văn bản đã chứng thực (bao gồm cả chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch và chứng thực hợp đồng giao dịch) nếu phát hiện việc chứng thực không đúng quy định, trái quy định gây lúng túng cho cơ quan thực hiện chứng thực khi khắc phục sai sót, dẫn đến mỗi địa phương có một cách thực hiện khác nhau. Thông tư 01/2020/TT-BTP đã bổ sung quy định về vấn đề này như sau:
“Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này thì không có giá trị pháp lý”. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực sai sót đối với giấy tờ, văn bản do Phòng Tư pháp chứng thực. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực sai sót đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực. Sau khi ban hành quyết định hủy bỏ giấy tờ, văn bản chứng thực, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Việc ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý và đăng tải thông tin thực hiện ngay sau khi phát hiện giấy tờ, văn bản đó được chứng thực không đúng quy định pháp luật.
Thứ tư: bổ sung cách ghi số chứng thực
Thông tư số 01/2020/TT-BTP bổ sung rõ hơn quy định về cách ghi số chứng thực.
- Số chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định tại
điểm b khoản 3 Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ được chứng thực; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực.
- Số chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực.
- Số chứng thực hợp đồng được ghi theo từng việc; không lấy số theo lượt người yêu cầu hoặc theo số bản hợp đồng.
Thứ năm, chứng thực chữ ký,
hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông
Bên cạnh đó, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chưa hướng dẫn về trình tự, thủ tục ký trước mặt công chức tiếp nhận hồ sơ trong trường hợp tiếp nhận hồ sơ theo cơ chế một cửa. Thông tư 01/2020/TT-BTP đã quy định, người tiếp nhận hồ sơ (công chức của Phòng Tư pháp, công chức tư pháp - hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp xã
[i]) có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Người tiếp nhận hồ sơ phải bảo đảm người yêu cầu chứng thực chữ ký minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có năng lực hành vi dân sự, tự nguyện giao kết hợp đồng, giao dịch.
Thứ sáu: Bổ sung một số quy định khác
- Quy định về việc rà soát, đưa ra khỏi danh sách đã phê duyệt đối với cộng tác viên không còn đủ điều kiện; đăng ký lại chữ ký mẫu khi cộng tác viên thay đổi chữ ký; quy định rõ hơn về văn bằng của công tác viên dịch thuật.
- Ban hành mẫu lời chứng khi tiếp nhận hồ sơ theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; nhiều người cùng khai nhận di sản, cùng từ chối nhận di sản.
Thông tư 01/2020/TT-BTP được ban hành đã giải quyết được một số vướng mắc cơ bản trong công tác chứng thực thời gian qua và tạo cơ sở pháp lý cho các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết các việc chứng thực một cách thuận lợi, thống nhất.
[i] Điều 8, Thông tư 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ Tư pháp. Bởi theo quy định tại khoản 3 Điều 43 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thì: công chức Tư pháp – hộ tịch giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện các nhiệm vụ về chứng thực. Khoản 6 Điều 2 Thông tư số 13/2019/TT-BNV ngày 06/11/2019 của Bộ Nội vụ hướng dẫn một số quy định về cán bộ, công chức cấp xã và người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, thôn, tổ dân phố thì: công chức Tư pháp – hộ tịch cấp xã là người trực tiếp thực hiện công tác chứng thực