1. Việc ủy quyền đăng ký hộ tịch
Kế thừa quy định tại Thông tư số 15/2015/TT-BTP về ủy quyền trong đăng ký hộ tịch đối với trường hợp được ủy quyền cho người khác làm thay (trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại kết hôn, đăng ký nhận cha mẹ con). Việc ủy quyền phải lập thành văn bản, được chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người được ủy quyền.
Tuy nhiên, Thông tư 04 đã quy định rõ hơn việc ủy quyền đăng ký khai sinh cho trẻ, cụ thể
: “Trường hợp người đi đăng ký khai sinh cho trẻ em là ông, bà, người thân thích khác theo quy định tại khoản 1 Điều 15 Luật hộ tịch thì không phải có văn bản ủy quyền của cha, mẹ trẻ em, nhưng phải thống nhất với cha, mẹ trẻ em về các nội dung khai sinh”.
Do vậy, ông , bà, người thân thích khác hoặc cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng trẻ em đi đăng ký khai sinh cho trẻ, không cần phảoi có văn bản ủy quyền của cha mẹ trẻ nhưng phải thông nhất được vối cha mẹ trẻ về các nội dung như: Họ và tên của trẻ, dân tộc, quê quán, quốc tịch của trẻ.
2. Quy định về đặt tên và xác định họ, dân tộc, quê quán của trẻ
- Việc xác định họ, dân tộc, đặt tên cho trẻ em phải phù hợp với pháp luật và yêu cầu giữ gìn bản sắc dân tộc, tập quán, truyền thống văn hóa tốt đẹp của Việt Nam; không đặt tên quá dài, khó sử dụng.
- Trường hợp cha, mẹ không thỏa thuận được về họ, dân tộc, quê quán của con khi đăng ký khai sinh thì họ, dân tộc, quê quán của con được xác định theo tập quán nhưng phải bảo đảm theo họ, dân tộc, quê quán của cha hoặc mẹ.
Tuy nhiên, tập quán, truyền thống có tính linh hoạt theo dân tộc, vùng miền nên rất khó định lượng, do vậy, trong quá trình đăng ký hộ tịch, thiết nghĩ người có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho trẻ lựa chọn tên (bao gồm cả chữ đệm, nếu có) cho trẻ có độ dài vừa phải, đủ để ghi trên các loại giấy tờ tùy thân, giấy tờ khác, tránh việc đặt tên quá dài dẫn đến sau này phải thực hiện việc thay đổi tên.
3. Giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch khi không nhận được kết quả xác minh
Trường hợp việc đăng ký hộ tịch cần xác minh theo quy định của pháp luật về hộ tịch, cơ quan đăng ký hộ tịch đã gửi văn bản yêu cầu, sau thời hạn 20 ngày kể từ ngày gửi văn bản mà không nhận được văn bản trả lời, thì cơ quan đăng ký hộ tịch tiếp tục giải quyết hồ sơ theo quy định. Đối với trường hợp xác minh về tình trạng hôn nhân thì cho phép người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân của mình.
4. Giấy tờ, tài liệu là cơ sở đăng ký lại khai sinh
Ngoài các quy định về giấy tờ, tài liệu là cơ sở đăng ký lại khai sinh theo quy định tại Nghị định số 123/2015/NĐ-CP thì Thông tư 04/2020/TT-BTP đã hướng dẫn cụ thể về trường hợp giấy tờ của người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có thông tin chứng minh quan hệ cha, mẹ, con thì cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản đề nghị cơ quan công an có thẩm quyền xác minh.
Trường hợp cơ quan công an trả lời không có thông tin thì cơ quan đăng ký hộ tịch cho người yêu cầu đăng ký lại khai sinh lập văn bản cam đoan về thông tin của cha, mẹ theo quy định tại Điều 4, Điều 5 Thông tư này và xác định nội dung khai sinh theo văn bản cam đoan.
5. Chứng cứ chứng minh cha, mẹ, con
Chứng cứ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con theo quy định tại Thông tư 04/2020/TT-BTP đã đơn giản hóa hơn so với quy định trước đây, cụ thể:
- Văn bản của cơ quan y tế, cơ quan giám định hoặc cơ quan, tổ chức khác có thẩm quyền ở trong nước hoặc nước ngoài xác nhận quan hệ cha con, quan hệ mẹ con.
- Trường hợp không có chứng cứ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con theo quy định tại khoản 1 Điều này thì các bên nhận cha, mẹ, con lập văn bản cam đoan về mối quan hệ cha, mẹ, con theo quy định tại Điều 5 Thông tư này, có ít nhất hai người làm chứng về mối quan hệ cha, mẹ, con.
Quy định trước đây, ngoài văn bản cam đoan của cha, mẹ về việc trẻ em là con chung của hai người, có ít nhất hai người thân thích của cha, mẹ làm chứng, phải có thư từ, phim ảnh, băng, đĩa, đồ dùng, vật dụng khác chứng minh mối quan hệ cha con, quan hệ mẹ con.
6. Bổ sung trường hợp con do người vợ sinh ra hoặc có thai trong thời kỳ hôn nhân nhưng không được thừa nhận là con chung
- Trường hợp con do người vợ sinh ra hoặc có thai trong thời kỳ hôn nhân nhưng vợ hoặc chồng không thừa nhận là con chung hoặc người khác muốn nhận con thì do Tòa án nhân dân xác định theo quy định pháp luật.
- Trường hợp Tòa án nhân dân từ chối giải quyết thì cơ quan đăng ký hộ tịch tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký khai sinh cho trẻ em chưa xác định được cha hoặc đăng ký nhận cha, con, hồ sơ phải có văn bản từ chối giải quyết của Tòa án và chứng cứ chứng minh quan hệ cha, con theo quy định tại khoản 1 Điều 14 của Thông tư này.
7. Về Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
- Trường hợp yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích kết hôn thì cơ quan đăng ký hộ tịch chỉ cấp một bản cho người yêu cầu. Trong Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải ghi rõ họ tên, năm sinh, quốc tịch, giấy tờ tùy thân của người dự định kết hôn, nơi dự định đăng ký kết hôn.
Ví dụ: Giấy này được cấp để làm thủ tục kết hôn với anh Nguyễn Việt K, sinh năm 1962, công dân Việt Nam, Hộ chiếu số: B123456 do Đại sứ quán Việt Nam tại CHLB Đức cấp ngày 01/02/2020; tại UBND huyện Hoài Đức, thành phố Hà Nội.
- Trường hợp yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích khác, không phải để đăng ký kết hôn, thì người yêu cầu không phải đáp ứng điều kiện kết hôn; trong Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải ghi rõ mục đích sử dụng, không có giá trị sử dụng để đăng ký kết hôn. Số lượng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp theo yêu cầu.
Ví dụ: Giấy này được cấp để làm thủ tục mua bán nhà, không có giá trị sử dụng để đăng ký kết hôn.
- Trường hợp yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn với người cùng giới tính hoặc kết hôn với người nước ngoài tại Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối giải quyết.
- Trường hợp người yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn mà không nộp lại được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã được cấp trước đây, thì người yêu cầu phải trình bày rõ lý do không nộp lại được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản trao đổi với nơi dự định đăng ký kết hôn trước đây để xác minh. Trường hợp không xác minh được hoặc không nhận được kết quả xác minh thì cơ quan đăng ký hộ tịch cho phép người yêu cầu lập văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân theo quy định
- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị đến thời điểm thay đổi tình trạng hôn nhân hoặc 06 tháng kể từ ngày cấp, tùy theo thời điểm nào đến trước.
Ví dụ: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp ngày 03/02/2020 nhưng ngày 10/02/2020, người được cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã đăng ký kết hôn thì Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân chỉ có giá trị sử dụng đến ngày 10/02/2020.
8. Về đăng ký khai tử cho người đã chết từ lâu
- Trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử theo quy định tại Nghị định số 123/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu đăng ký khai tử phải cung cấp được giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết (ví dụ: hồ sơ, lý lịch cá nhân đi học, đi làm do cơ quan, đơn vị nơi học tập, công tác quản lý, xác nhận… các giấy tờ, tài liệu này cần được cơ quan đăng ký hộ tịch phối hợp với các cơ quan quản lý liên quan kiểm tra, xác minh chặt chẽ, bảo đảm thông tin đúng sự thật).
- Trường hợp người yêu cầu cung cấp được các giấy tờ như: gia phả dòng họ, giấy tờ tùy thân của người chết (nếu có); ảnh bìa, mộ người chết; văn bản xác nhận của người làm chứng về các thông tin liên quan đến người chết, sự kiện chết; các thông tin này được cơ quan đăng ký hộ tịch kiểm tra, xác minh, lập Biên bản xác minh thì cũng được là một trong những căn cứ để thực hiện việc đăng ký khai tử.
- Trường hợp người yêu cầu đăng ký khai tử không có giấy tờ, tài liệu, chứng cứ chứng minh theo quy định tại khoản 1 Điều này hoặc giấy tờ, tài liệu, chứng cứ không hợp lệ, không bảo đảm giá trị chứng minh thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối đăng ký khai tử.
9. Về biểu mẫu, giấy tờ hộ tịch
Các giấy tờ do Bộ Tư pháp in ấn phát hành, bao gồm:
- Giấy khai sinh (bản chính)
- Giấy khai sinh (bản sao)
- Giấy chứng nhận kết hôn (bản chính)
Trước đây, Thông tư 15/2015/TT-BTP quy định Trích lục khai sinh (bản sao).