1. Về phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
- Về phạm vi điều chỉnh: So với Nghị định 110, Nghị định 30 bổ sung nội dung “quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư”, đây là thiết bị vật lý chứa khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan tổ chức, dùng để ký số trên văn bản điện tử của cơ quan tổ chức theo quy định của pháp luật.
- Về đối tượng áp dụng: Khác với Nghị định 110
[1], Nghị định 30 nêu rõ đối tượng áp dụng chỉ là “cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước”. Đối với các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, trước đây là đối tượng áp dụng của Nghị định 110, thì tới Nghị định 30, các tổ chức này không phải là đối tượng áp dụng nhưng được căn cứ trên các quy định của Nghị định 30 và quy định pháp luật liên quan để áp dụng phù hợp. Việc thu hẹp đối tượng áp dụng giúp cho công tác quản lý nhà nước về văn thư được tăng cường, tập trung, đảm bảo tính thống nhất trong chỉ đạo. Đồng thời, cũng tạo điều kiện cho các tổ chức không phải là cơ quan nhà nước được chủ động trong việc xây dựng các văn bản phù hợp với tính chất, đặc điểm của mình.
2. Về văn bản điện tử
Những năm gần đây, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ và việc ra đời của các Luật Giao dịch điện tử, Luật Công nghệ thông tin, Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước, Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư trở thành một hoạt động tất yếu. Do đó việc Nghị định 30 bổ sung các quy định về văn bản điện tử, giá trị pháp lý của văn bản điện tử và các quy định liên quan đến văn bản điện tử trong công tác văn thư đã đáp ứng được yêu cầu thực tiễn.
Theo đó, “Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định”. Tại Điều 5 của Nghị định 30 cũng khẳng định “Văn bản điện tử có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy” khi đáp ứng điều kiện “được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật”. Việc khẳng định văn bản điện tử có giá trị pháp lý như văn bản giấy có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc thực hiện văn thư điện tử, quản lý và điều hành qua mạng, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công vụ, chủ động thực hiện cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0. Bên cạnh đó, Nghị định 30 cũng đã bổ sung các quy định liên quan đến văn bản điện tử như việc quản lý văn bản đi, văn bản đến trên Hệ thống: tiếp nhận, cấp số, trình, chuyển giao và lưu văn bản điện tử; chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức…
3. Về số lượng văn bản hành chính
Theo Điều 7 Nghị định 30, số lượng các loại văn bản hành chính có 29 loại, bao gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. So với Nghị định 110, bổ sung thêm 01 loại văn bản (phiếu báo) và bớt 04 loại văn bản (bản cam kết, giấy đi đường, giấy chứng nhận, giấy biên nhận hồ sơ). Việc quy định số lượng, tên loại văn bản hành chính cụ thể giúp cơ quan, tổ chức phân biệt được chính xác giữa văn bản hành chính với các hình thức văn bản khác trong quá trình tổ chức thực hiện.
4. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
- Về thể thức trình bày văn bản: Về cơ bản được thực hiện theo quy định tại Nghị định 110. Tuy nhiên, nếu như trước đây Nghị định 110 quy định thể thức trình bày chung đối với văn bản hành chính và văn quản quy phạm pháp luật thì tại Nghị định 30 chỉ quy định thể thức trình bày đối với duy nhất văn bản hành chính, còn văn bản quy phạm pháp luật sẽ thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Điều này là hợp lý nhằm hạn chế tình trạng chồng chéo giữa các quy định pháp luật.
- Về kỹ thuật trình bày văn bản: Nếu như trước đây, Nghị định 110 quy định kỹ thuật trình bày văn bản do Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện (Thông tư 01/2011) thì Nghị định 30 đã quy định cụ thể nội dung này tại Điều 9 và các phụ lục kèm theo. Theo đó, kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản, quy định về viết hoa, chữ viết tắt và có một số thay đổi nhất định so với trước đây.
- Đối với văn bản điện tử, điểm mới tại Nghị định 30 là quy định cụ thể về thể thức, kỹ thuật trình bày chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản chính, văn bản kèm theo không cùng tệp tin với văn bản chính và ở văn bản số hóa. Cụ thể:
+ Đối với văn bản kèm theo (phụ lục) cùng tệp tin với nội dung văn bản chính, văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản chính và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo. Đối với văn bản (phụ lục) không cùng tệp tin với văn bản chính, văn thư cơ quan thực hiện ký số trên cả văn bản chính và văn bản kèm theo.
+ Đối với hình ảnh, thông tin hiển thị: Trước đây, hình ảnh, thông tin chữ ký số của cơ quan, tổ chức ở các văn bản nêu trên là giống nhau, đều bao gồm hình ảnh dấu và các thông tin khác. Tuy nhiên theo Nghị định 30, chỉ có văn bản chính mới hiển thị đầy đủ hình ảnh dấu và thông tin, còn với văn bản kèm theo không cùng tệp tin với văn bản chính và trên văn bản số hóa sẽ không hiển thị hình ảnh con dấu của cơ quan, tổ chức tại vị trí ký số văn bản.
5. Về soạn thảo và ký ban hành văn bản
* Về trách nhiệm trong soạn thảo, ký ban hành văn bản: Nghị định 30 đã đưa ra quy định mới nhằm phân định rõ thẩm quyền, trách nhiệm của từng cá nhân, tổ chức trong từng khâu soạn thảo, ký ban hành văn bản. Cụ thể:
- Trách nhiệm soạn thảo: “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao” (Điều 10).
- Trách nhiệm kiểm tra trước khi ký ban hành văn bản: “Người đứng đầu cơ quan chủ trì soạn thảo phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản”, về thể thức và kỹ thuật do “người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản” chịu trách nhiệm (Điều 12). Quy định này khác quy định tại Nghị định 110, theo đó, trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày thuộc về “Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác”.
- Trách nhiệm của người ký văn bản và người đứng đầu cơ quan, tổ chức: “Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành” (Điều 13).
* Về cách thức ký ban hành văn bản: Điều 13 Nghị định 30 đã kế thừa quy định trước đây và bổ sung làm rõ một số trường hợp, cụ thể:
- Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, “Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng”. Quy định này đã giải quyết được thực trạng trong thực tế nhiều cơ quan, tổ chức, cấp phó được giao phụ trách, điều hành ghi chức danh (phó…phụ trách) không có trong hệ thống chức danh của nhà nước, dẫn đến sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và hiệu lực của văn bản.
- Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: Theo quy định trước đây, văn bản hành chính của các cơ quan làm việc theo chế độ tập thể vừa có văn bản ký theo thẩm quyền chung (TM.) vừa có văn bản ký theo thẩm quyền riêng (không có TM.), dẫn đến không thống nhất và khó xác định thẩm quyền ký. Hiện nay, Nghị định 30 thống nhất quy định tất cả văn bản của các cơ quan làm việc theo chế độ tập thể đều phải ký thay mặt (TM.).
- Về ký thừa ủy quyền và ký thừa lệnh: Nghị định 30 thống nhất cách hiểu người đứng đầu cơ quan có thể ủy quyền hoặc giao cho tất cả người đứng đầu các đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền và ký thừa lệnh, không giới hạn một số đơn vị nhất định như quy định cũ. Đồng thời, cũng quy định rõ “người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay”.
- Ngoài ra, Nghị định 30 quy định cụ thể khi ký các văn bản giấy phải “dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai”, thay vì quy định “không dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai” như trước đây.
6. Về quản lý văn bản đi, đến
- Về cấp số văn bản đi, Điều 15 Nghị định 30 đã có quy định cụ thể nhằm tạo điều kiện cho các cơ quan, tổ chức chủ động trong quản lý văn bản, đảm bảo tính hiệu quả, phù hợp với tình hình thực tiễn tại đơn vị và tính công khai minh bạch trong việc quản lý văn bản nói chung, theo đó:
+ Văn bản chuyên ngành: Do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
+ Văn bản hành chính: Do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
+ Văn bản điện tử: Được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
- Về lưu văn bản đi điện tử (Điều 19): Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy; cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định thì văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy để lưu tại văn thư cơ quan và hồ sơ công việc. Điều này đảm bảo an toàn cho việc lưu các văn bản do cơ quan ban hành, đề phòng rủi ro an ninh mạng.
- Về thu hồi văn bản (Điều 18): Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.
- Trong công tác quản lý văn bản đến, bổ sung quy định về “Phiếu giải quyết văn bản đến” để ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, ý kiến của đơn vị chủ trì và ý kiến của cá nhân được giao trực tiếp giải quyết khi thông tin về việc chỉ đạo, giải quyết văn bản đến không thể hiện hết trên dấu “Đến” và để xác định trách nhiệm trong giải quyết văn bản.
7. Về sao văn bản
Nghị định 110 và các văn bản hướng dẫn chỉ nêu các hình thức bản sao gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục mà không quy định chi tiết, không có sự phân biệt rõ ràng về các hình thức bản sao, cách thức sao và thẩm quyền sao văn bản. Khắc phục hạn chế này, Nghị định 30 (Điều 25, 26, 27) đã có quy định cụ thể, rõ ràng về các loại bản sao văn bản hành chính như sau:
- Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy; Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy; Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.
- Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy; Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; Sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy. Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.
- Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy; Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử; Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy. Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.
Về thẩm quyền sao văn bản, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản. Quy định này nhằm đảm bảo giá trị pháp lý của bản sao khi thực hiện đúng thẩm quyền sao và ký bản sao văn bản, hạn chế sao văn bản không đúng quy định pháp luật.
8. Về kinh phí cho công tác văn thư
Để thực hiện đầy đủ các yêu cầu, nội dung của công tác văn thư theo quy định tại Nghị định 30, việc hiện đại hóa, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, nâng cao trình độ cho người làm công tác văn thư phải thực hiện thường xuyên phù hợp với sự phát triển của khoa học, công nghệ, yêu cầu cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử. Vì vậy Nghị định 30 đã quy định một điểm mới rất quan trọng, đó là các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm (Điều 36). Kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng vào các công việc: Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư; bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư…
Ngọc Ánh
[1] Áp dụng đối với cơ quan nhà nước và tổ chức kinh tế nói chung.